NFDI-Mitgliederversammlung 2025
Wir laden Sie zur 6. Mitgliederversammlung (MV) am Montag, 25. August 2025, von 15 bis 18 Uhr, nach Aachen ein. Die Sitzung findet auf dem Gelände des Werkzeugmaschinenlabors (WZL) der RWTH Aachen im Manfred-Weck-Haus, Steinbachstraße 19, statt. Es handelt sich dabei um eine Präsenzveranstaltung und eine hybride Zuschaltung wird nicht möglich sein.
Wenn Sie an der Mitgliederversammlung (MV) teilnehmen möchten, melden Sie sich bitte über das untenstehende Formular an. Nach dem Absenden Ihrer Anmeldung wird diese von uns geprüft. Die Rückmeldung nimmt daher etwas Zeit in Anspruch und wir bitten Sie um etwas Geduld. Aus organisatorischen Gründen würden wir uns freuen, wenn Sie sich bis einschließlich Freitag, 15. August 2025, über dieses Formular anmelden.
Wir freuen uns, Sie im Oktober in Aachen begrüßen zu dürfen!
Schalter (ausgeblendet)
Wie ist der geplante Ablauf für die Mitgliederversammlung?
Die Mitgliederversammlung (MV) wird von 15:00 bis 18:00 Uhr im obersten Stock des Manfred-Weck-Hauses stattfinden. Der barrierefreie Zugang ist möglich. Gerne begrüßen wir Sie im Foyer des Gebäudes zur Registrierung vor Ort und zu einem Snack bereits ab 13:00 Uhr. Um einen pünktlichen Start der MV gewährleisten zu können, bitten wir alle Teilnehmenden, sich frühzeitig ab 13:00 Uhr und spätestens bis 14:30 Uhr im Foyer des WZL zu registrieren. Vor Ort können Sie gerne die Sitze im Saal als Arbeitsplatz nutzen, falls Sie diese vor oder nach der MV in Anspruch nehmen möchten. Nach der MV laden wir Sie zu einem Get-together ein und freuen uns auf den gemeinsamen Austausch!
Wer ist eine stimmberechtigte Person und wer ist ein Gast?
Stimmberechtigte Person:
Der NFDI-Verein hat als Mitglieder juristische Personen, sodass gesetzliche Vertreter:innen der jeweiligen Mitgliedsorganisation oder Personen, die als Vertreter:innen im NFDI-Verein durch den Mitgliedsantrag benannt wurden, automatisch als stimmberechtigte Personen an der 6. Mitgliederversammlung teilnehmen und die Stimmabgabe für die Mitgliedsorganisation wahrnehmen können.
Falls ein:e gesetzliche Vertreter:in Ihrer Mitgliedsorganisation oder eine zur Vertretung benannte Person nicht an der MV zur Verfügung steht, kann eine Person aus Ihrer Organisation bevollmächtigt werden. Bitte teilen Sie uns dies schriftlich bis zum 15. August 2025 durch die Übersendung einer Vollmacht an mitgliederversammlung(at)nfdi.de mit. Die Vorlage für eine solche Vollmacht finden Sie hier.
Wir möchten ausdrücklich darauf hinweisen, dass eine Teilnahme im Rahmen des Registrierungsverfahrens versagt werden kann, wenn die vor Ort erscheinende Person nicht mit der uns gegenüber schriftlich bevollmächtigten Person übereinstimmt. Es liegt in der organisatorischen Verantwortung des jeweiligen Mitglieds, die teilnehmende Vertretung frühzeitig auszuwählen und deren Bevollmächtigung gegenüber dem NFDI-Verein (wie oben beschrieben) sicherzustellen. Aus organisatorischen Gründen bitten wir Sie, sich frühzeitig zur diesjährigen 6. Mitgliederversammlung in Präsenz anzumelden und die Vollmacht bei der NFDI-Geschäftsstelle einzureichen. Weiterführende Hinweise zur Vollmachtsregelung und zur Ausübung Ihres Stimmrechts mit dem Abstimmungstool erhalten Sie spätestens einen Monat vor der MV.
Gast:
Wenn Sie nicht die gesetzliche Vertretung Ihrer Mitgliedsorganisation sind und Ihnen keine Vollmacht übertragen wurde, dann können Sie an der 6. Mitgliederversammlung als Gast ohne eine Stimmberechtigung teilnehmen. So möchten wir Mitarbeitenden, Freunden und Beteiligten von NFDI in dieser in Präsenz stattfindenden MV die Möglichkeit bieten, als Gast an der Versammlung teilzunehmen. Bitte beachten Sie, dass Gäste über kein Antrags- oder Stimmrecht verfügen.
Wir bitten Sie, dies bei Ihrer Anmeldung anzugeben, da Sie ebenfalls eine Bestätigungsmail mit weiteren Hinweisen erhalten. Mit dem Erhalt der Bestätigungsmail ist Ihnen ein Platz in der MV sicher, vorbehaltlich des Beschlusses der Mitgliederversammlung über die Zulassung von Gästen.
Von meiner Mitgliedsorganisation kann niemand an der Mitgliederversammlung teilnehmen. Kann eine Stimmübertragung eingerichtet werden?
Ja, die Einrichtung einer Stimmübertragung an ein anderes Vereinsmitglied ist möglich. Jedes Vereinsmitglied kann sich bei der Ausübung des Stimmrechts in der MV durch ein anderes Vereinsmitglied vertreten lassen. Wenn Sie eine Übertragung Ihres Stimmrechts anstreben, bitten wir um die Übersendung des Formulars zur Stimmübertragung bis 15. August 2025 an mitgliederversammlung(at)nfdi.de. Die Vorlage für das Formular finden Sie hier. Jedoch kann ein Mitglied bzw. dessen Bevollmächtigter/Bevollmächtigte maximal von drei anderen Mitgliedern zur Stimmrechtsausübung bevollmächtigt werden.
Wir möchten ausdrücklich darauf hinweisen, dass eine Teilnahme im Rahmen des Registrierungsverfahrens versagt werden kann, wenn die vor Ort erscheinende Person nicht mit der uns gegenüber schriftlich bevollmächtigten Person übereinstimmt. Es liegt in der organisatorischen Verantwortung des jeweiligen Mitglieds, die teilnehmende Vertretung frühzeitig auszuwählen und deren Bevollmächtigung gegenüber dem NFDI-Verein mitzuteilen.
Handelt es sich um eine öffentliche Veranstaltung?
Bei der Mitgliederversammlung des NFDI-Vereins handelt es sich um keine öffentliche Veranstaltung. Die gesamte Mitgliederversammlung ist vertraulich. Aufnahmen jeglicher Art (insbesondere in Ton und/oder Bild) sind nicht gestattet. Von einer Berichterstattung außerhalb der Öffentlichkeitsarbeit von NFDI ist abzusehen. Für weitere Rückfragen wenden Sie sich gerne an mitgliederversammlung[at]nfdi.de.
Wo gibt es weitere Foto- und Datenschutzhinweise?
Im Rahmen der MV werden Foto- und Videoaufnahmen vor und nach der Mitgliederversammlung durch das Team der NFDI-Geschäftsstelle erstellt. Dies geschieht im berechtigten Interesse der Öffentlichkeitsarbeit von NFDI, d.h. um Interessierten einen Einblick in die Veranstaltung zu gewähren. Großaufnahmen einzelner Personen werden nur mit deren Zustimmung vorgenommen. Die Verarbeitung erfolgt auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Die Aufnahmen werden ggf. über folgende Kanäle veröffentlicht: Broschüren, Flyer, sonstige Print- und Digitalmedien, NFDI-Webseite, Social-Media-Kanäle wie Mastodon, LinkedIn und YouTube. Während der Mitgliederversammlung von 15:00 bis 18:00 Uhr sind keinerlei Foto-, Video- oder Audioaufnahmen gestattet. Im Rahmen der Versammlung wird ein Gruppenfoto erstellt.
Weitere Datenschutzhinweise zur Anfertigung und Veröffentlichung erhalten Sie nach der Anmeldung in der Bestätigungsemail.
Datenschutzhinweise zur Online-Anmeldung erhalten Sie in unserer NFDI-Datenschutzerklärung hier.
Wenn Sie sich über unsere Website zur Teilnahme an der Mitgliederversammlung des Vereins Nationale Forschungsdateninfrastruktur (NFDI) e.V. anmelden, müssen wir bestimmte personenbezogene Daten erheben, die für Ihre Teilnahme und die Durchführung der Versammlung erforderlich sind (Art. 6 (1) S. 1 lit. b DSGVO). Diese Datenfelder sind mit einem Sternchen als Pflichtangaben gekennzeichnet. Die Angabe weiterer Daten kann für Ihre Anmeldung und Teilnahme hilfreich sein, ist aber nicht verpflichtend (freiwillige Angabe – Art. 6 (1) S. 1 lit. a DSGVO). Diese Daten werden ausschließlich zum Zweck der Durchführung und Nachbereitung der Versammlung und Ihrer Teilnahme verarbeitet.
Ihre personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, wie es für die Durchführung der MV und Ihrer Teilnahme erforderlich ist. Eine Löschung erfolgt nach Ablauf der entsprechenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
Wann erhalte ich weitere Informationen zur Mitgliederversammlung?
Im Anschluss an Ihre Anmeldung erhalten Sie in Ihrer Bestätigungsemail weitere Informationen zur Anfahrt, Hotels und der Registrierung vor Ort am Tag der Mitgliederversammlung. Weiterführende Informationen wie die Tagesordnung der Mitgliederversammlung werden wir Ihnen rechtzeitig senden, spätestens jedoch vier Wochen vor der Mitgliederversammlung mit der offiziellen Einladung. Stimmberechtigte Personen erhalten noch weitere Hinweise zur Vollmachtsregelung und zum Abstimmungstool.
Sollten Sie zwischenzeitlich weitere Fragen rund um die Mitgliederversammlung haben, melden Sie sich gerne unter mitgliederversammlung[at]nfdi.de.
Wir freuen uns, Sie zur 6. Mitgliederversammlung in Aachen begrüßen zu dürfen!
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