Impressum & Rechtliches

Anbieter
Nationale Forschungsdateninfrastruktur (NFDI) e.V.
Albert-Nestler-Str. 13
76131 Karlsruhe

Vereinsvorstand

Prof. Dr. York Sure-Vetter (Direktor), Eva Lübke (Kaufmännische Leiterin)

Kontakt
Tel:  + 49 721 988 994 0
Fax: + 49 721 988 994 29
E-Mail: info[at]nfdi.de

Angaben zum Verein

Sitz Karlsruhe

Amtsgerichts Mannheim VR 703016

Verantwortlichkeit nach § 55 Abs. 2 RStV:
Für den Inhalt sowie für Organisation & Layout: York Sure-Vetter
Nationale Forschungsdateninfrastruktur (NFDI) e.V.
Albert-Nestler-Str. 13, 76131 Karlsruhe

Copyright
Texte, Bilder und Grafiken sind urheberrechtlich geschützt: © Nationale Forschungsdateninfrastruktur (NFDI) e.V. 2021. Alle Rechte vorbehalten. Für das Webdesign wird WordPress verwendet.
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Markenschutz

Das Logo von Nationale Forschungsdateninfrastruktur (NFDI) e.V. sowie die Namen „nfdi“ und „nfdi Nationale Forschungsdateninfrastruktur“ sind eingetragene Marken.

Alle auf dieser Website zitierten Warenzeichen, Produktnamen und Firmennamen bzw. -logos sind Eigentum der jeweiligen Inhaber.

Haftungsausschluss
Die unentgeltlich ohne Passwort und LoginID allgemein zugänglichen Internetseiten von Nationale Forschungsdateninfrastruktur (NFDI) e.V.  dienen der leichten und schnellen Information der Benutzer. Nationale Forschungsdateninfrastruktur (NFDI) e.V.  übernimmt für diese Seiten keine Garantie oder Haftung.

Websites Dritter, auf die verlinkt wird, sind nicht Bestandteil unseres eigenen WWW-Angebotes. Auf die Inhalte dieser Seiten hat Nationale Forschungsdateninfrastruktur (NFDI) e.V. keinen Einfluss und distanziert sich deshalb ausdrücklich von den darüber angebotenen Inhalten. Für Fehler oder Auslassungen in diesen Inhalten bzw. für deren mangelnde Aktualität oder Brauchbarkeit übernimmt Nationale Forschungsdateninfrastruktur (NFDI) e.V.  keinerlei Verantwortung oder Haftung.

Sollten Fehler oder Ungenauigkeiten in unserem Internetangebot enthalten sein, bitten wir um umgehende Information, damit die Seiten schnellstmöglich aus dem Angebot von Nationale Forschungsdateninfrastruktur (NFDI) e.V. entfernt bzw. berichtigt werden können.

Datenschutzerklärung

Der Schutz und die Sicherheit Ihrer persönlichen Daten sind Nationale Forschungsdateninfrastruktur (NFDI) e.V.  (nachfolgend „NFDI“, „wir“ oder „uns“ genannt) ein ernstes Anliegen. Wir möchten Sie daher hier informieren, auf welche Art, in welchem Umfang und zu welchem Zweck wir personenbezogene Daten von Ihnen erheben, verarbeiten und nutzen. 

I. Verantwortlicher

II. Was wir tun

III. Was wissen wir über Ihre Zugriffe auf unsere digitalen Angebote?

IV. Weitergabe personenbezogener Daten

V. Datensicherheit

VI. Ihre Rechte

VII. Sonstige Fragen

I. Verantwortlicher

Der Verantwortliche gemäß Art. 4, Abs. 7 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist:

Nationale Forschungsdateninfrastruktur (NFDI) e.V.
Albert-Nestler-Str. 13
76131 Karlsruhe

Weiterführende Angaben zum Verantwortlichen finden Sie im Impressum.

II. Was wir tun

Nationale Forschungsdateninfrastruktur (NFDI) e.V. bietet Ihnen Webseiten zu Informationszwecken an. Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die beim Besuch dieser Webseite erhoben werden, ausschließlich gemäß den Bestimmungen der allgemeinen Datenschutzgesetze. Die rechtlichen Grundlagen des Datenschutzes finden Sie in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem aktuellen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Telemediengesetz (TMG).

Die nachstehenden Regelungen informieren Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Erhebung, die Nutzung und die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch die NFDI. Wir verwenden die Daten ausschließlich zweckgebunden.

Die Nutzung unserer Webseiten ist in der Regel ohne eine Angabe von persönlichen Informationen durch Sie möglich. 

III. Was wissen wir über Ihre Zugriffe auf unsere digitalen Angebote?

1. Erfassung und Auswertung von Nutzungsdaten zu statistischen Zwecken

Durch das von unserem Dienstleiter ILK im Shared Webhosting verwendete Produkt AWStats werden folgende Daten von den Besucher:innen der Webseiten bei jeder Verbindung standardmäßig erfasst und gespeichert und von uns zur statistischen Nutzungsanalyse verwendet:

  • den Zeitpunkt
  • die IP-Adresse
  • Benutzername falls HTTP-Authentifizierung genutzt wird
  • die aufgerufene Seite/Datei (ggf. mit Formular-/ Suchfeld-Daten)
  • Menge der heruntergeladenen Daten
  • den Referrer (Seite, die den Link angeboten hat)
  • den User-Agent-String (i.d.R. Betriebssystem und Version, Webbrowser und Version, ggf. Gerätemodell und Firmwareversion)

Diese Daten werden zu diagnostischen Zwecken 6 – 8 Wochen gespeichert. Des Weiteren werden sie automatisiert verarbeitet, um dem Webseiten-Betreiber eine statistische Auswertung bereitzustellen. Diese Auswertung beinhaltet IP-Adressen oder Hostnamen aller Besucher:innen und jeweils den Zeitpunkt des letzten Besuchs, die Anzahl der Anfragen nach Seiten/Dateien,und die Gesamtmenge der heruntergeladenen Daten

Außerdem wird statistisch die Anzahl der Seiten-/Datei-Aufrufe pro Betriebssystem, Webbrowser und Referrer ausgewertet. Die Auswertungen werden von ILK unbegrenzt für den Webseiten-Betreiber gespeichert.

2. Cookies
Cookies sind Textdateien, die von uns auf Ihrem Rechner gespeichert werden. Wir setzen aus technischen Gründen Cookies ein, um die Inhalte der Webseiten richtig anzuzeigen. Diese Cookies werden am Ende einer Sitzung automatisch gelöscht (durch Ausloggen, Schließen des Tabs oder des Browsers, mit dem Sie auf unser digitales Angebot zugegriffen haben).
Wir setzen keine Tracking-Cookies ein und sammeln über Cookies keine personenbezogenen und nicht personenbezogenen Daten.
Diese Webseite verwendet folgende Art von Cookies:

„Sitzungscookies“, die für eine normale Systemnutzung sorgen. Sitzungscookies werden nur für begrenzte Zeit während einer Sitzung gespeichert und von Ihrem Gerät gelöscht, sobald Sie Ihren Browser schließen.
Wenn Sie das Speichern von Cookies auf Ihrem Rechner verhindern wollen, müssen Sie diese Funktion gemäß der Anleitung des von Ihnen verwendeten Internet-Browsers deaktivieren. Beachten Sie, dass die Deaktivierung von Cookies zur Einschränkung bestimmter Funktionen bei der Nutzung unserer Webseite führen kann.

3. Teilen von Inhalten über soziale Netzwerke

Wir nutzen keine Mechanismen, durch die beim Besuch unserer digitalen Angebote automatisch Daten an die Anbieter sozialer Netzwerke weitergegeben werden. 

4. Nutzung von Videokonferenz-Systemen

Wir nutzen Videokonferenz-Systeme für die Zusammenarbeit mit Partnern und deren Mitarbeiter:innen oder im Rahmen von Seminaren oder Schulungen.

Die Video-Konferenzsysteme werden technisch vom jeweiligen Anbieter zur Verfügung gestellt. Für jedes von uns eingesetzte Video-Konferenzsystem haben wir entweder eine ergänzende Datenschutzerklärung bereitgestellt oder verweisen auf die Regelungen des jeweiligen technischen Anbieters. Aus diesen zusätzlichen Dokumenten ergeben sich die Verantwortlichkeiten für die Datenverarbeitung und erklären Art, Umfang der verarbeiteten Daten und eventuelle Ergänzungen zu der Rechtsgrundlage.

Soweit personenbezogene Daten von Mitarbeitenden von NFDI verarbeitet werden, ist § 26 BDSG  und Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen in der effektiven Durchführung von Online-Meetings. Für alle anderen betroffenen Personen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse in der effektiven Durchführung von Online-Meetings.

  • Ergänzende Datenschutzhinweise zum Videokonferenzsystem „Zoom“ und“BigBlueButton“ BBB aus Inforschreiben Datenschutz

5. Bezug von Informationen
Über unsere digitalen Angebote können Sie zusätzlich weitergehende Informationen anfordern. Dies trifft zu, wenn Sie eine E-Mail-Rückantwort über unser Kontaktformular anfordern, einen Newsletter abonnieren oder sich in eine Mailing-Liste eintragen wollen.
Wir erfragen dabei die dazu notwendigen personenbezogenen Daten und, soweit erforderlich, eine gesonderte Einwilligungserklärung. Ihre Einwilligung bildet dann gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage.
Der Bezug von Informationen ist freiwillig. Bei Vorliegen Ihrer Einwilligung werden die Angaben zu Ihrer Person ausschließlich für den jeweiligen Zweck verwendet, zu dem Sie uns die Daten mitgeteilt haben.
Widerruf einer Einwilligung
Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung in Bezug auf die genannten Serviceleistungen jederzeit für die Zukunft zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass Sie die betroffenen Serviceleistungen nach erfolgtem Widerruf nicht mehr nutzen können. 

IV. Weitergabe personenbezogener Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung an Dritte für deren Marketing- oder sonstige Geschäftszwecke weitergegeben (z. B. Verkauf). Bitte beachten Sie, dass Webseiten anderer Anbieter, zu denen Sie über unsere digitalen Angebote gelangen, persönliche Daten von Ihnen anfordern können. Die Datenschutzerklärung erstreckt sich nicht auf die Webseiten dieser Anbieter. 

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an staatliche Einrichtungen und Behörden erfolgt nur dann, wenn es gesetzlich erforderlich ist, insbesondere zur Abwehr von Gefahren für die staatliche oder öffentliche Sicherheit oder zur Verfolgung von Straftaten. 

Darüber hinaus behält sich die NFDI vor, Ihre Daten zur Geltendmachung von oder Verteidigung gegen Rechtsansprüche zu verwenden. 

V. Datensicherheit

Die Webseite ist durch geeignete Sicherheitsmaßnahmen gegen Verlust, Missbrauch oder unbefugte Änderungen geschützt. Dazu gehören
• Bereitstellung von Daten über verschlüsselte Verbindungen, 

• Verschlüsselte Übertragungen und Zugriffe innerhalb unseres IT-Dienstleisters ILK,
• regelmäßige Datensicherungen,

• Zutritts- Zugangs und Zugriffskontrollen und

• Schutz der Hardware und Software durch Firewall-Systeme.

Wir sind bestrebt, Ihre persönlichen Daten nach den Vorschriften der einschlägigen Datenschutzgesetze bestmöglich zu schützen. Ein absoluter Schutz Ihrer an uns übermittelten Daten ist jedoch nicht zu gewährleisten. Die Datenübermittlung geschieht deshalb auf Ihr Risiko. 

Handeln Sie im eigenen Interesse sorgfältig und verantwortlich, wenn Sie online sind und achten Sie darauf, dass Ihre persönlichen Informationen nicht unbefugten Dritten zugänglich sind. 

VI. Ihre Rechte

1. Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Auf Anforderung teilen wir Ihnen schriftlich bzw. auf Wunsch auch elektronisch mit, ob und gegebenenfalls welche personenbezogenen Daten über Sie bei uns gespeichert sind. Sollten Sie Fehler in den personenbezogenen Daten, die Sie der NFDI zur Verfügung gestellt haben, feststellen, informieren Sie uns bitte per E-Mail oder an nachfolgende Adresse über die erforderlichen Änderungen.

2. Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sollten Sie Fehler in den von uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten feststellen, haben Sie ein Recht auf Korrektur. Dieses Recht betrifft auch notwendige Aktualisierungen aufgrund von eingetretenen Änderungen Ihrer personenbezogenen Daten.

3. Recht auf Sperrung bzw. Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten löschen oder sperren zu lassen, sofern keiner der in Art. 17 Abs. 3 lit. a-e DSGVO genannten Gründe Ihrem Ansinnen widerspricht.

4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie haben bei Vorliegen der Voraussetzung des Art. 18, Abs. 1 DSGVO ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten.

5. Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben auch das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

6. Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Ferner haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte formlos per E-Mail oder auf dem Postweg an eine der nachfolgenden Adressen und beschreiben möglichst genau Ihr Anliegen. Soweit erforderlich, werden wir bei Ihnen weitere Informationen erfragen, um Ihr Anliegen überprüfen zu können.

Nationale Forschungsdateninfrastruktur (NFDI) e.V.
Albert-Nestler-Str. 13
76131 Karlsruhe
info[at]nfdi.de

Die Adresse des Datenschutzbeauftragten lautet:
xDSB Datenschutz GmbH & Co. KG
Greschbachstraße 6
76229 Karlsruhe
dsb[at]nfdi.de

Daneben haben Sie ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde.

VII. Sonstige Fragen

Wenn Sie weitere Fragen zu dieser Datenschutzerklärung, zu unseren digitalen Angeboten oder deren Benutzung haben, schreiben Sie bitte eine E-Mail an: info[at]nfdi.de

Datenschutz | Bewerbungen

Informationen für Bewerberinnen und Bewerber gem. Art. 13, 14 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben hat einen hohen Stellenwert für den Verein Nationale Forschungsdateninfrastruktur (NFDI) e.V. Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung bei NFDI informieren. 

I. Verantwortlicher

Der Verantwortliche gemäß Art. 4, Abs. 7 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist:

Nationale Forschungsdateninfrastruktur (NFDI) e.V.
Albert-Nestler-Str. 13
76131 Karlsruhe

Weiterführende Angaben zum Verantwortlichen finden Sie im Impressum.

 II. Zweck der Verarbeitung und Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens die personenbezogenen Daten, die wir entweder von Ihnen erhalten (z.B. Kontaktdaten, Daten aus Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Zeugnissen, sonstigen Dokumenten etc.), oder von Dritten auf Ihre Veranlassung hin erhalten.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zum Zweck der Prüfung Ihrer Eignung und der Durchführung des Bewerbungsverfahrens. 

III. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Innerhalb von NFDI erhalten nur diejenigen Personen Ihre Daten, die mit der Vorbereitung und der Durchführung des Bewerbungsverfahrens betraut sind.

IV. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer des Bewerbungsverfahrens.

Endet das Bewerbungsverfahren mit einer Absage, so werden die personenbezogenen Daten spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht. Dies gilt nicht, soweit die Verarbeitung im Einzelfall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen über diesen Zeitraum hinaus erforderlich ist oder gesetzliche Bestimmungen eine längere Speicherungsdauer erfordern.

Kommt es im Anschluss an das Bewerbungsverfahren zu einem Arbeitsverhältnis, Ausbildungsverhältnis oder Praktikum, so werden die Daten in die Personalakte genommen und dort nach den gesetzlichen Bestimmungen weiter verarbeitet.

V. Betroffenenrechte

Die Webseite ist durch geeignete Sicherheitsmaßnahmen gegen Verlust, Missbrauch oder unbefugte Änderungen geschützt. Dazu gehören
•    Bereitstellung von Daten über verschlüsselte Verbindungen
•    Schutz der Hardware und Software durch Firewall-Systeme,
•    regelmäßige Sicherheitstests,
•    regelmäßige Datensicherungen und

•    Zutritts- Zugangs und Zugriffskontrollen.

Wir sind bestrebt, Ihre persönlichen Daten nach den Vorschriften der einschlägigen Datenschutzgesetze bestmöglich zu schützen. Ein absoluter Schutz Ihrer an uns übermittelten Daten ist jedoch nicht zu gewährleisten. Die Datenübermittlung geschieht deshalb auf Ihr Risiko. 

Handeln Sie im eigenen Interesse sorgfältig und verantwortlich, wenn Sie online sind und achten Sie darauf, dass Ihre persönlichen Informationen nicht unbefugten Dritten zugänglich sind. 

VI. Ihre Rechte

1.    Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Auf Anforderung teilen wir Ihnen schriftlich bzw. auf Wunsch auch elektronisch mit, ob und gegebenenfalls welche personenbezogenen Daten über Sie bei uns gespeichert sind.

2.    Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Sollten Sie Fehler in den von uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten feststellen, haben Sie ein Recht auf Korrektur. Dieses Recht betrifft auch notwendige Aktualisierungen aufgrund von eingetretenen Änderungen Ihrer personenbezogenen Daten.

3.    Recht auf Sperrung bzw. Löschung (Art. 17 DSGVO)
Sie haben das Recht, Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten löschen oder sperren zu lassen, sofern keiner der in Artikel 17 Abs. 3 lit. a-e DSGVO genannten Gründe Ihrem Ansinnen widerspricht.

4.    Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Sie haben bei Vorliegen der Voraussetzung des Art. 18 Abs. 1 DSGVO ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten.

5.    Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Sie haben auch das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

6.    Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Ferner haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte formlos per E-Mail oder auf dem Postweg an eine der nachfolgenden Adressen und beschreiben möglichst genau Ihr Anliegen. Soweit erforderlich, werden wir bei Ihnen weitere Informationen erfragen, um Ihr Anliegen überprüfen zu können.

Nationale Forschungsdateninfrastruktur (NFDI) e.V.
Personal
Albert-Nestler-Straße 13
76131 Karlsruhe
E-Mail: bewerbung(at)nfdi(dot).de

Die Adresse des Datenschutzbeauftragten lautet:

E-Mail: dsb(at)nfdi(dot)de

Daneben haben Sie ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde. 

VIII. Automatisierte Entscheidungsfindung

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist für die Rechtmäßigkeit des durchzuführenden Auswahlverfahrens erforderlich. Das Fehlen von relevanten personenbezogenen Daten in den Bewerbungsunterlagen kann die Nichtberücksichtigung bei der Vergabe der Stelle zur Folge haben.

VIII. Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir nutzen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens keine automatisierte Entscheidungsfindung nach Art. 22 DSGVO.

Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare von Nationale Forschungsdateninfrastruktur (NFDI) e.V. via Zoom und BBB

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung des Videokonferenz-Systems Zoom informieren. 

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen das Videokonferenz-System Zoom (nachfolgend „Zoom“), um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). Zoom ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc. (nachfolgend: „Anbieter“), die ihren Sitz in den USA hat.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Online-Meetings steht, ist der Verein Nationale Forschungsdateninfrastruktur (NFDI) e.V.

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von Zoom aufrufen, ist der Anbieter von Zoom für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von Zoom jedoch nur erforderlich, um sich die Software („Zoom-App“) herunterzuladen.

Sie können Zoom danach nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der Zoom-App eingeben.

Wenn Sie die Zoom-App nicht verwenden wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über Ihren Webbrowser verfügbar, indem sie eine entsprechende Seite auf dem Webserver von Zoom aufrufen.

Art und Umfang der Datenverarbeitung

Bei der Nutzung von Zoom werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting machen. Um an einem Online-Meeting teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen. Die korrekte Angabe Ihres Namens ist, gerade bei einer größeren Zahl der Teilnehmer:innen, empfehlenswert. Ansonsten empfehlen wir, möglichst wenige Angaben mit personenbezogenen Daten zu machen.

Folgende personenbezogene Daten sind gegebenenfalls Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zur/zum Benutzer:in: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional).

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen, Start- und Endzeitpunkt der Videokonferenz.

Bei Einwahl mit dem Telefon darüber hinaus: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z. B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Video- und Audiodaten: Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Zoom-Applikationen bzw. den Webbrowser abschalten bzw. stummstellen.

Bei Aufzeichnungen (optional): Dateien mit allen Video-, Audio- und Präsentationsinformationen des Online-Meetings. Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das vorab transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der Zoom-App angezeigt. Durch Ausschalten der Kamera und/oder des Mikrofons können Sie darüber hinaus selbst bestimmen, ob und in welcher Form Sie in einer Aufzeichnung erscheinen möchten.

Wir empfehlen dringend, Aufzeichnungen nur in unbedingt notwendigen Fällen einzusetzen. In diesen Fällen empfehlen wir eine lokale Speicherung auf Systemen von Nationale Forschungsdateninfrastruktur (NFDI) e.V.

Textdaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Die von Ihnen gemachten Texteingaben werden insoweit verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und in Ausnahmefällen für eine Nachbearbeitung des Online-Meetings zu protokollieren. Wenn wir Textdaten für eine nachfolgende Verarbeitung speichern wollen, werden wir Ihnen das vorab transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten.

Dies gilt entsprechend für Webinare.

Wenn Sie an Online-Meetings teilnehmen, speichert der Anbieter von Zoom Daten dazu (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, gegebenenfalls Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren).

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten von Mitarbeitenden von Nationale Forschungsdateninfrastruktur (NFDI) e.V. verarbeitet werden, ist § 26 BDSG  und Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.

Empfänger/Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern keine Rechtsgrundlage dafür besteht. 

Weitere Empfänger: Der Anbieter von Zoom erhält notwendigerweise Kenntnis von den o. g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit dem Anbieter vorgesehen ist.

Dauer der Datenspeicherung

Ihre Daten werden bei Zoom nur so lange gespeichert, wie es für die oben genannten Zwecke erforderlich ist. Das gilt nicht, sofern abweichend davon ein längerer Speicher- oder Aufbewahrungszeitraum gesetzlich vorgeschrieben oder für die Rechtsdurchsetzung innerhalb der gesetzlichen Verjährungsfristen erforderlich ist. Sofern Daten lediglich noch zu den vorgenannten Zwecken aufbewahrt werden, ist der Datenzugriff auf das dafür nötige Maß beschränkt.  

Die oben angegebenen Daten werden so lange verarbeitet, wie es für die Durchführung der Online-Meetings und damit zusammenhängender Services erforderlich ist. 

Die kommunikationsbezogenen Metadaten werden gelöscht, sobald die Speicherung nicht mehr für die Erbringung oder Aufrechterhaltung des Dienstes erforderlich sind. 

Im Falle einer Aufzeichnung werden die Daten der Audio- und Videoübertragung sowie optional die Nachrichten in der Chat-, Fragen- oder Umfragefunktion gespeichert und bleiben über die Dauer des Meetings hinaus gespeichert. Die auf den Cloudservern des Anbieters gespeicherten Aufzeichnungen werden nach spätestens 30 Tagen automatisch gelöscht. Im Fall einer lokalen Speicherung auf Systemen von Nationale Forschungsdateninfrastruktur (NFDI) e.V. werden die Daten nur zur Erfüllung des jeweiligen Zwecks und solange dafür notwendig gespeichert. In Berichten und im Dashboard des Anbieters werden die Daten nach 12 Monaten gelöscht. 

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Zoom ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben Zoom so konfiguriert, dass der Datenverkehr bei der Durchführung eines Online-Meetings wie Bild, Ton, Gesprächsinhalte in der Europäischen Union (EU) gespeichert bzw. verarbeitet wird. Die Meeting Metadaten werden auch außerhalb der EU, insbesondere US-amerikanischen Servern verarbeitet. Wir haben mit dem Anbieter von Zoom einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Ein angemessenes, das heißt ein dem europäischen Standard vergleichbares Datenschutzniveau ist durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln und durch technische Sicherungsmaßnahmen gewährleistet. Dies sind insbesondere passwortgeschützte Meeting-Räume mit Einlasskontrolle, die Auswahl europäischer Rechenzentren des Anbieters für die Speicherung von Daten, die bei der Durchführung von Meetings anfallen, sowie eine durchgehende Transportverschlüsselung des gesamten Datenverkehrs.

Stand: Mai 2021

Weitere Informationen zum Datenschutz und zu Ihren Rechten erhalten Sie in unserer Datenschutzerklärung